Với rất nhiềuLỢI ÍCH CÓ THỂ MANG LẠI

cho các Doanh nghiệp và Cơ quan hành chính nhà nước thì phần mềm nguồn mở là một giải pháp đáng được xem xét một cách nghiêm túc nhất.

Xem bản Demo Đăng ký dùng thử

Quản lý thư viện hồ sơ tài liệu Quản lý thư viện hồ sơ tài liệu

  • Thông thường tất cả các tài liệu văn bản trong cơ quan được lưu trữ tại các máy tính cá nhân, điều này làm công tác quản lý, chia sẽ và bảo mật thông tin trong cơ quan càng ngày càng phức tạp, thì việc thiết lập một chính sách để bảo mật và chia sẽ thông tin và sao lưu dữ liệu để tránh thất thoát càng trở nên khó khăn hơn. Hệ thống thư viện hồ sơ tài liệu bao gồm các tính năng giúp quản lý các tài liệu số của cơ quan như các văn bản ISO, quy trình điều hành nội bộ, các hợp đồng, chứng từ, quy định/quy chế của cơ quan … Với các tài liệu được tạo bởi bộ công cụ văn phòng Microsoft Office, hệ thống có khả năng triệu gọi chương trình Office trên máy tính mở trực tiếp tập tin được lưu trữ trên máy chủ.
  • Quản lý thư mục tài liệu đa cấp

    Có thể tạo các thư mục trong thư viện theo nhiều cấp (Folder – Sub Folder). Hệ thống cung cấp menu có cấu trúc hình cây giúp truy cập nhanh đến các thư mục này một cách trực quan, thân thiện.
  • Khả năng phân quyền

    - Với mỗi thư mục hoặc tài liệu, có thể phân quyền cho người dùng hoặc nhóm người dùng có thể xem, xóa, sửa các tài liệu số chứa trong thư mục.
    - Quyền truy cập được xác định đến từng tài liệu.
  • Khả năng bảo mật

    Đối với các tài liệu yêu cầu tính bảo mật cao, hệ thống cung cấp cơ chế ngăn chặn, không cho phép người dùng tải tài liệu.
  • Quản lý thuộc tính tài liệu

    - Hệ thống cung cấp giao diện quản lý thuộc tính chi tiết (metadata) của các tài liệu khi đưa lên Thư viện tài liệu số như: loại tệp tin, dung lượng, ngày đưa, người đưa, phiên bản, nội dung tóm tắt, … nhằm phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm nhanh tài liệu.
    - Có tính năng cho phép người quản trị tự định nghĩa thêm, bớt các thuộc tính của tài liệu (trường metadata), các màn hình (views) thể hiện các tài liệu cho người dùng cuối.
    - Có khả năng phân loại, sắp xếp văn bản dựa theo thuộc tính của tài liệu (metadata).
  • Khả năng tìm kiếm

    Tài liệu được phân loại theo thẻ (tag), mỗi tài liệu có thể được gán nhiều tag. Độc giả có thể tìm tài liệu bằng cách duyệt theo các tag hoặc tìm kiếm theo từ khóa. Các tài liệu có định dạng Office hoặc PDF có thể được tìm toàn văn.
  • Quản lý phiên bản

    - Hệ thống tự động lưu những lần chỉnh sửa nội dung tài liệu thành những phiên bản riêng biệt. Tài liệu được kiểm soát theo phiên bản với các thông tin: số phiên bản, thời gian cập nhật, người cập nhật.
    - Tạo mối liên kết dữ liệu giữa các phiên bản của tài liệu được cập nhật thường xuyên.
    - Hệ thống có chức năng cho phép người sử dụng truy cập lại được tài liệu phiên bản cũ hoặc chỉ cho phép người sử dụng được truy cập một số phiên bản nhất định.